Category: produtividade

Na hora de se organizar, um aplicativo não é o suficiente

Na hora de se organizar, um aplicativo não é o suficiente

Entre no YouTube e pesquise por “produtividade” ou “organização”. Entre os resultados, você encontrará muitas recomendações de aplicativos ou dicas de como usar a ferramenta X ou Y para driblar a procrastinação e se tornar um profissional (ou pessoa) melhor.

Na hora de se organizar, um aplicativo não é o suficiente (Imagem: Vitor Pádua / Tecnoblog)

Faz sentido. Trello, Notion, Todoist e outras tantas soluções são realmente úteis em diversos contextos. Cada uma tem suas qualidades e defeitos, assim como detratores e defensores fieis, mas é inegável que, se desejamos ser mais organizados, ferramentas como essas tendem a ajudar.

Tanto é assim que muitas delas, inicialmente criadas para o contexto do trabalho, começaram a ganhar usos mais amplos. Uma matéria recente do MIT Technology Review ilustra isso ao apontar pessoas que planejam a vida inteira através do Notion. Tudo: das tarefas profissionais às demandas pessoais, passando pelo controle dos filmes e séries já assistidos.

“Conheça O MELHOR aplicativo de tarefas e produtividade”, promete um vídeo. “Como organizar a sua vida no Aplicativo X”, diz outro. É quase como se o estado ideal de organização estivesse a uma ferramenta de distância. Na prática, a coisa tende a ser mais complicada do que isso.

A lista de tarefas e a lista da vergonha

Nossa relação com as diversas soluções disponíveis para tarefas, notas e controle de agenda foi o tema do Tecnocast 289. O que fica claro no episódio é que as promessas de que um determinado aplicativo vai resolver os seus problemas são um tanto exageradas.

Primeiro devido ao aspecto essencialmente pessoal da coisa. Podemos passar horas discutindo os prós e contras de cada ferramenta de organização e produtividade e não chegar a um acordo sobre qual é a melhor.

O Notion, por exemplo, é amado por muitos pelo alto grau de customização, mas detestado por outros tantos pelo mesmo motivo. Da mesma forma, o Evernote pode ser considerado limitado demais por quem prefere Todoist ou Google Keep.

A verdade é que usamos aquilo que funciona para nós, não necessariamente convencidos por argumentos a respeito de design ou melhores funcionalidades, mas simplesmente por uma afinidade com certos apps. Cada um tem seus rituais e preferências, por vezes incompreensíveis para outros.

Notion: amado e odiado pelas mesmas razões (Imagem: Leandro Kovacs/Reprodução)

Em segundo lugar, há que se considerar o método utilizado. Uma ferramenta é apenas metade do caminho, o local onde se concentra o fluxo de tarefas, anotações e demais elementos com os quais é necessário lidar. Sem um sistema, estaremos apenas nos desorganizando numa plataforma diferente.

Esse processo é descrito no ótimo artigo “Hundreds of Ways to Get S#!+ Done—and We Still Don’t”, da Wired. O autor, Clive Thompson, descreve esse processo da perda de controle sobre as próprias tarefas. Você até consegue se entender bem com uma ferramenta por um tempo, mas em algum momento o trem sai dos trilhos.

A lista de afazeres não concluídos se torna, então, uma lista da vergonha. E a reação de muitos de nós a isso pode ser a desistência completa: largar o aplicativo em questão, deixando para trás as tarefas incompletas, e tentar outro. Vai que dessa vez dá certo.

Mas essa é uma dificuldade nossa, não dos aplicativos. Thompson, que tem conhecimentos de programação, chegou a desenvolver o seu próprio app, e nem assim o problema teve fim. A lista da vergonha ainda voltava para assombrá-lo.

O aplicativo perfeito não existe

Um dos motivos desse impulso de abandonar uma solução de produtividade após perder o controle sobre as próprias tarefas pode estar na própria facilidade de usar os aplicativos.

Basta um clique para inserir uma nova tarefa no seu fluxo de trabalho. Adicionar uma anotação entre as várias que você já tem salvas é igualmente simples. A ausência de fricção faz sentido do ponto de vista do usuário. Afinal, você não pode perder tempo num dia corrido: é abrir o app, acrescentar a demanda e pronto.

Dá até para entender de onde vem esse raciocínio. Nosso foco tende a se fixar em tarefas não concluídas. É o que constatou a psicóloga Bluma Zeigarnik numa série de experimentos conduzidos na década de 1920. Sendo assim, a ideia de criar novas tarefas ou lembretes para si mesmo funciona como um estímulo para que a atenção não se afaste daquele afazer específico.

Tarefas, tarefas por toda parte (Imagem: Patrick Perkins/Unsplash)

Só que isso pode acelerar a descida para o caos. Novas tarefas vão sendo inseridas desordenadamente, e anotações ficam soltas e sem uma conexão clara umas com as outras. Pode parecer que jogar tudo num aplicativo vai tornar os processos mais fáceis, mas organizar as coisas não é apenas isso.

Daí a importância de um método que funcione para você. No Tecnocast 289, discutimos o GTD, muito recomendado por membros da bancada. Se você é daqueles que fazem muitas anotações, há sistemas específicos até mesmo para isso, como o Zettelkasten. Não faltam métodos para tornar o uso das ferramentas mais proveitoso.

Infelizmente, não há um aplicativo milagroso, por melhores que sejam as opções disponíveis. Não se deixe enganar pelas thumbnails e títulos chamativos do YouTube.
Na hora de se organizar, um aplicativo não é o suficiente

Na hora de se organizar, um aplicativo não é o suficiente
Fonte: Tecnoblog

Como uma mesa organizada impacta sua produtividade

Como uma mesa organizada impacta sua produtividade

Vamos começar com um exercício rápido: observe sua mesa de trabalho durante alguns segundos. Analise tudo o que está em cima dela, se os materiais que você precisa estão por perto; se ela tem apenas o essencial para sua rotina ou se está lotada de coisas que não precisa; se está limpa, convidativa… Observou?
Se ela não está tão organizada quanto gostaria, se você não encontra o que realmente necessita e se o tempo gasto para arrumar a pilha de papel, que não para de crescer, for maior do que o tempo que você levaria ao executar uma tarefa simples, é… Está na hora de dar uma atenção para sua mesa.
Segundo Natalie Morey, diretora de organização da empresa The Lifestylers Group, um ambiente de trabalho limpo e racional é importante para quem deseja ser produtivo. Logo, se você estava com preguiça de arrumar a mesa, está aí um ótimo motivo: uma bancada organizada beneficiará a sua produtividade.

E como queremos que você cumpra seus objetivos e trabalhe bem, listamos X dicas rápidas para você deixar a mesa do trabalho em ordem e realizar suas tarefas com mais rapidez e atenção.

// Use a tecnologia a seu favor
Digitalizar ou fotografar os documentos que chegam até você é uma boa forma de arquivá-los e evitar o acúmulo de papéis. E se alguns não puderem ser digitalizados, o certo é organizá-los em pastas etiquetadas por temas.

O ideal é que contratos, recibos e prestações de contas sejam guardados por pelo menos sete anos, logo, usar caixas organizadoras e guardá-las em algum armário ou prateleira pode ser uma boa opção, já que esses papéis não precisam ser acessados sempre – e não precisam ficar em cima de sua mesa.

// Prateleiras como aliadas
Você tem muitas agendas em cima da mesa? Livros? Materiais que não são utilizados com frequência, mas que devem ser mantidos? Invista em prateleiras. Elas são boas para evitar o acúmulo de coisas na mesa de trabalho e, claro, para deixar tudo em ordem.

// Limpe o porta-canetas
Todas as canetas e marcadores estão funcionando? Os lápis têm pontas? A borracha ainda está boa para ser utilizada? Dar uma limpada no porta-canetas também pode facilitar sua rotina. Deixe as que você realmente usa, organize os clipes e os blocos autoadesivos. Quando você for utilizá-los não correrá o risco de pegar uma caneta que não funciona, por exemplo…

// Dê uma atenção para as gavetas
Assim como as prateleiras, gavetas são ótimas para auxiliar na organização do ambiente de trabalho. Você pode guardar arquivos que não utiliza com frequência, materiais pessoais (um necessaire com produtos de higiene pessoal, por exemplo) e, também, snacks para quando a fome bater. ;)

// Não tenha medo de decorar sua mesa
Já foi comprovado que plantas e objetos pessoais podem melhorar a satisfação dos funcionários no ambiente de trabalho. Logo, não tenha medo de deixar sua “marca”. Um porta-retrato com a foto da família ou da última viagem que fez, alguma miniatura de um personagem que você gosta… Quer ter mais motivação para conquistar seus objetivos: fotos inspiradoras de lugares que deseja conhecer também são uma boa ideia, já que lhe ajudarão a lembrar da razão de você trabalhar tão duro.

// Organização em 1 minuto
Ao fim do expediente, faça uma arrumação rápida em sua mesa. Essas limpezas diárias ajudarão a manter a organização. Fora que, chegar no outro dia e ver tudo no lugar lhe deixará mais motivado para começar um novo dia.

E então, pronto para colocar as dicas em prática e ter uma nova experiência em seu ambiente profissional? Ah, se você quiser mais dicas para melhorar a produtividade, não deixe de ler:
E quando a procrastinação fala mais alto, o que fazer? ;)
 
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Como uma mesa organizada impacta sua produtividade
Fonte: Locaweb